صفر تا صد آموزش گوگل شیت (بخش اول)

صفر تا صد آموزش گوگل شیت (بخش اول)

تقریبا می توان گفت روزی تمام افرادی که مشغول به انجام فعالیت های کامپیوتری هستند گذرشان به Google Sheets می خورد، شاید در نگاه اول کمی فضای کاربری گیج کننده ای داشته باشد اما با آموزش گوگل شیت به صورت صفر تا صد می توانید تا حدود زیادی بر این نرم افزار پرکاربرد مسلط شوید. با طیف نیوز همراه باشید… .

Google Sheets را بشناسیم

google sheets یک برنامه Spreadsheet رایگان و تحت وب است که که گوگل آن را با هدف رقابت با مایکروسافت آفیس عرضه کرده است. گوگل یک مجموعه شامل سرویس های دیگری همچون گوگل که مشابه با ورد مایکروسافت و گوگل اسلاید که مشابه با پاورپوینت مایکروسافت است نیز می باشد.

Google Sheets روی تمام دیوایس ها و پلتفرم ها به شرط وجود مرورگر وب و اتصال به اینترنت قابل اجرا می باشد و از چند نوع فایل از جمله، XLS ،XLSX ،XLSM ،TXT ،ODS و CSV پشتیبانی می کند. با این اوصاف به راحتی می توان فایل های مايکروسافت آفیس را مستقیما از گوگل درایو تبدیل و تماشا کرد.

از دیگر مشخصات این برنامه صفحه گسترده و آنلاین امکان به اشتراک گذاری یک سند با چند شخص است که می توان روی آن سند کار کرد. همچنین می توان اقدام ردگیری باز بینی ها  بررسی تغییرات داشته باشید و در نتيجه در همان لحظه نظرات خود را نیز مطرح کنید.

آموزش گوگل شیت به صورت مرحله به مرحله

قدم اول تشکیل یک حساب کاربری است جیمیل است. اگر حساب جیمیل ندارید در این بخش روش ایجاد آن را بررسی خواهیم کرد:
برای ایجاد یک اکانت ابتدا به وب سایت accounts.google.com بروید و گزینه Create Account را انتخاب کنید و در نهایت روی گزینه For Myself کلیک کنید.

در قدم دوم اطلاعات خواسته‌ شده از قبیل اسم و نام خانوادگی، نام کاربری و پسوورد را وارد کنید.

سپس شماره موبایلتان را وارد کنید و برای اطمینان خاطر گوگل از بابت ربات نبودن، تأیید کنید.

سپس در بخش های بعدی آدرس ایمیل بازیابی، تاریخ تولید و جنسیت خود را مشخص کنید و پس از آن بیانیه حریم خصوصی و شرایط استفاده Google را نیز تأیید کنید. در پایان یک حساب گوگل خواهید داشت.

تشکیل سند خالی

در این قسمت از آموزش گوگل شیت به بخش اسپردشیت می رسیم. در ادامه میبایست اولین spreadsheet را ایجاد کنید. به صفحه Google Sheets (+) رفته و نشانگر موس را روی آیکن مثبت رنگی در قسمت پایین و سمت راست بگذارید.

با قرار گیری نشانگر روی این علامت ایکن مداد سبز را مشاهده می کنید. روی آن کلیک کنید.

Import

چنانچه از قبل چند فایل مایکروسافت اکسل دارید و میخواهید از آنها استفاده کنید، تمام اسناد اکسل خود را آپلود کنید، این تنها کاری است که لازم است انجام دهید، بقیه کارها را گوگل انجام خواهد داد. البته شاید Google Sheets از بعضی قابلیت های پیشرفته تر یا بعضی جلوه های Spreadsheet مایکروسافت اکسل پشتیبانی نکند ولی کارکرد آن خوب است و کم کم نیز به قابلیت های آن افزوده می شود.

با ایمپورت یک سند اکسل، قادر خواهید بود برای آپلود فایل های خود از گوگل شیت یا گوگل درایو استفاده کنید. آپلود با یک درگ اند دراپ ساده امکان پذیر خواهد بود. درایو می تواند تمام فایل های بارگذاری شده را میزبانی کند ولی برای تسهیل امور، با مراجعه به صفحه اصلی google sheets فقط فایل های Spreadsheet نمایش داده می شود.

.

در ادامه مراحل آموزش گوگل شیت، میبایست در صفحه اصلی روی علامت پوشه در سمت راست بالا کلیک کنید و بعد Upload را انتخاب کنید. حالا فایل اکسل را از کامپیوتر کشیده و روی صفحه رها کنید.

با بارگذاری فایل اکسل، Google Sheets به صورت خودکار فایل را تبدیل می کند و باز می کند. حالا برای ادیت، share و کار تیمی آماده خواهد بود.

اگر می خواهید یک فایل اکسل که قبلا بارگذاری کرده اید را ادیت کنید، در صفحه اصلی google sheets روی آیکن X سبز رنگ کنار اسم file کلیک کنید.

در فایلی که باز می شود مشاهده یا ویرایش فایل اکسل قابل انتخاب است.

در آموزش گوگل شیت در این قسمت کار به اتمام رسیده و می توانید سند را در قالب های مختلف HTML، XLSX، ODS, TSV, CSV, و یا PDF دانلود کنید. کافیست مسیر File > Downoad را رفته و قالب مدنظرتان را انتخاب کنید.

فعالیت تیمی روی یک سند

در این بخش از آموزش گوگل شیت مقدماتی از صفر تا صد به معرفی یکی از ارزشمند ترین قابلیت های google sheets می پردازیم. کار تیمی روی یک سند قابلیتی است که امکان اشتراک گذاری یک لینک برای هر شخصی که تمایل به همکاری و همراهی با وی دارید را برقرار می سازد.

با اینکار دیگر احتیاجی نیست فایلی را بارها برای مشاهده و ادیت، ارسال و دریافت کرد. می توان ویرایش ها را یکباره روی آن انجام داد. گویی اعضای تیم همگی روی یک رایانه در حال انجام فعالیت هستند.

برای این منظور لازم است که روی سندی که قصد اشتراک گذاری آن را دارید، بر روی کلید سبز جهت اشتراک کلیک کنید تا نحوه و اشتراک گذاری و افرادی که قرار است با آنها در ارتباط باشید را انتخاب کنید. امکان وارد کردن آدرس ایمیل به صورت دستی نیز از گوشه بالا وجود دارد.

حالا از گزینه های زیر می توانید تعیین کنید کاربر مشترک چه میزان قدرتی روی فایل دارد:

Off: غیرفعال کردن اشتراک گذاری برای افرادی که قبلا کاربر مشترک بوده اند. با این گزینه می توانید مجوز های دسترسی را باطل کنید.

Anyone with the link can edit: اجازه دسترسی کامل جهت خواندن و نوشتن سند را به کاربرانی که با لینک شما وارد شده اند را می دهید. البته امکان حذف کامل فایل از درایو وجود نخواهد داشت اما می توانند محتوا را پاک کنند.

Anyone with the link can comment: اجازه نظردهی و درج آن روی فایل به کاربران مشترک داده می شود.

Anyone with the link can view: امکان مشاهده فایل وجود دارد ولی قابلیت ایجاد هرگونه تغییری روی فایل برای کاربران مشترک امکان پذیر نخواهد بود. این یک وضعیت پیش فرض است برای اشتراک گذاری یک فایل جهت دانلود بهترین گزینه به حساب می آید.